Antes de sentarte con el director de compras de una central, lleva cerradas cinco cosas: un dossier que explique qué hueco cubre tu producto en su lineal, las fichas técnica y logística, un precio calculado desde tu escandallo, la capacidad real de servir y las certificaciones que pide esa cadena. Tu web debe confirmar lo mismo.
Esta guía repasa cada pieza de la reunión con la central de compras y lo que dice la ley sobre precios y pagos.
Lista para la reunión:
- Dossier comercial: qué hueco cubre tu producto en su lineal y por qué el tuyo.
- Fichas técnica y logística: qué es el producto y cómo llega (unidad, caja y palé).
- Precio: tu precio de cesión mínimo y el objetivo, los dos calculados desde el escandallo.
- Capacidad: cuánto puedes servir, también en promoción.
- Certificaciones: cuáles tienes, con alcance y fecha.
- Tu web: que confirme todo lo anterior.
¿Qué mira el director de compras en la primera reunión?
El comprador decide si tu producto merece un hueco que hoy ocupa otro. Lo que sigue es preparación práctica, no un requisito publicado por una cadena. Sus preguntas de fondo: qué aporta tu producto que no tenga ya el lineal, a qué precio llega y si puedes servirlo sin cortes.
¿Qué tiene que llevar el dossier comercial?
Pocas páginas y una idea clara. Antes, visita varias tiendas de esa cadena y mira la categoría: marcas, formatos y precios. El dossier tiene que contar:
- qué es tu producto y para quién;
- qué hueco cubre frente a lo que ya está en el lineal;
- formatos y referencias que propones, sin abrir más de las que puedes sostener;
- qué estarías dispuesto a pactar para el lanzamiento, por ejemplo una promoción;
- quién eres, dónde fabricas y a quién llamar.
Envía una página resumen antes: así la reunión empieza por las dudas, no por la presentación.
¿Qué datos piden la ficha técnica y la ficha logística?
Ficha técnica del producto alimentario
La guía de entrada de datos de AECOC (v3.10) recoge los campos más habituales de la descripción de un producto: denominación, ingredientes, características microbiológicas y fisicoquímicas cuando son esenciales para la inocuidad, formato del envase, tratamientos, condiciones de conservación, sistema de identificación del lote, vida útil y destino o uso esperado. La información alimentaria obligatoria la fija el Reglamento (UE) 1169/2011; tu ficha y tu etiqueta tienen que decir lo mismo.
Ficha logística
Aquí van la unidad de consumo, la caja y el palé, cada uno con su código de barras (se solicita a GS1 España), sus medidas, su peso y la paletización. AECOC Data, el catálogo de datos de producto de AECOC, lo dice sin rodeos: «la información de los productos debe estar publicada incluso antes de empezar a negociar con un potencial cliente».
¿Cómo calculo el precio que voy a presentar?
Del escandallo de costes al precio de cesión
El escandallo suma lo que te cuesta cada unidad: materias primas, envase, mano de obra, energía, transporte, mermas y la parte de estructura que le toca. Sobre esa cifra pones tu margen y sale el precio de cesión, que es lo que facturas a la central.
Precio mínimo y precio objetivo
El objetivo es el que presentas; el mínimo es la línea que no cruzas.
Lo que dice la ley sobre el coste
La Ley 12/2013, art. 12 ter, obliga a que cada operador pague al anterior «un precio igual o superior al coste de producción» en que haya incurrido. Si no conoces tu coste real, no sabes qué precio te protege esa norma ni puedes acreditarlo.
Solicita la evaluación de tu producto
¿Puedo servir lo que me pidan?
Calcula cuántas unidades puedes fabricar cada semana sin descuidar a tus clientes actuales, y cuántas en una semana de promoción. Si la cadena pide entregar en sus plataformas logísticas, comprueba que tu transporte cumple los horarios de descarga.
La trazabilidad es obligatoria. El Reglamento (CE) 178/2002, art. 18, exige identificar a tus proveedores y clientes inmediatos, lo que la AESAN resume como «un paso atrás y un paso adelante». Pregunta también si trabajan por EDI.
¿Qué certificaciones tengo que llevar a la reunión?
Pregunta antes cuáles pide esa cadena. Lleva las que tengas (IFS Food, BRCGS, ecológico u otras) con su alcance, la fecha del certificado y la de la próxima auditoría.
¿Qué verá el comprador si busca tu marca en internet?
Revisa que tu web enseñe los mismos formatos que vas a ofrecer, con fotos actuales, ficha de producto y un contacto que responda.
Si vienes de fuera de España, ¿qué cambia?
- Idioma de la etiqueta. El Real Decreto 1334/1999, art. 18, pide que las indicaciones obligatorias del etiquetado de lo que se vende en España figuren, al menos, en castellano. El Reglamento (UE) 1169/2011, art. 15, exige una lengua que comprendan fácilmente los consumidores del país.
- Quién responde de la etiqueta. Según el art. 8 del mismo reglamento, el operador con cuyo nombre se vende el alimento o, si no está establecido en la UE, el importador.
- Ley aplicable al contrato. Si tu empresa no está en España, la Ley 12/2013, art. 2, pide que el contrato indique «expresamente» a qué legislación se sujeta.
- Aduanas. Si el producto llega de fuera de la UE, necesitarás agentes de aduanas.
Lo legal y regulatorio debe revisarlo un despacho especializado: no forma parte de nuestro servicio. A las empresas extranjeras les ofrecemos el mismo servicio que a las españolas, en inglés.
¿Qué preguntas te hará y qué no debes prometer?
Prepara respuesta para: por qué tu producto y no el que ya tienen, precio y condiciones, volumen, plazo de entrega y apoyo al lanzamiento.
Y no prometas:
- volúmenes que tu fábrica no sostiene en una promoción;
- un precio que no sale de tu escandallo;
- compromisos que no has consultado con tus otros clientes;
- pagos que la ley no permite. La Ley 12/2013 prohíbe los pagos adicionales sobre el precio pactado, salvo los ligados al riesgo razonable de referenciar un producto nuevo o a la financiación parcial de una promoción reflejada en el precio unitario de venta al público (art. 12.2), y solo si figuran por escrito en el contrato.
¿Qué pasa después de la reunión?
Envía cuanto antes lo que quedó pendiente: una muestra, un dato de la ficha, un precio revisado. Si hay acuerdo, la Ley 12/2013, art. 8, obliga a firmar el contrato alimentario por escrito antes de empezar a servir. Después viene el alta del producto; según AECOC, varios distribuidores la hacen con la ficha publicada en AECOC Data, y si la ficha no está completa, el alta se retrasa. El camino completo está en de cero a primer pedido.
«Puedo escribir yo a la central»: sí, y así lo trabajamos nosotros
Algunas cadenas publican cómo enviarles una propuesta: Mercadona, por ejemplo, indica en sus preguntas frecuentes un correo para proveedores, que recogemos en la guía para ser proveedor de Mercadona. Las demás están en cómo ser proveedor de las cadenas, y los requisitos generales, en vender en supermercados. ¿Ir solo, con agente o con distribuidor? Lo comparamos en agente comercial, distribuidor o venta directa.
En Eurointerconsulting ayudamos a empresas a entrar en las centrales de la gran distribución. Podemos llegar a cualquier central. Si aceptamos tu producto tras evaluarlo, preparamos el dossier de presentación y la reunión con el director de compras, la revisamos contigo y vamos contigo a la reunión. Negociamos contigo el primer pedido y después te ayudamos a mantener la relación con la central. Si ya tienes agente o distribuidor, lo vemos contigo en la evaluación. También llevamos tu web y fichas.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que llevar muestras a la reunión?
Pregunta antes cuántas quiere el comprador y en qué formato. Si el producto se entiende mejor probándolo, llévalas con su etiqueta definitiva y su ficha técnica.
¿Qué diferencia hay entre precio de cesión y PVP?
El precio de cesión es lo que facturas a la central por cada unidad. El PVP es lo que paga el cliente en la tienda y lo fija la cadena.
¿Tengo que enseñar mi escandallo al comprador?
No tienes por qué entregarlo. La Ley 12/2013, art. 13, impide exigir secretos empresariales salvo que así conste en el contrato escrito. Pero tenlo hecho: es la base de tu precio mínimo.
¿Qué es una ficha logística de un producto?
Es el documento con los datos de la unidad de consumo, la caja y el palé: códigos, medidas, peso y paletización. Varios distribuidores la toman de AECOC Data.
¿Me pueden cobrar por referenciar mi producto?
Solo en los casos que permite la Ley 12/2013, art. 12.2: un pago ligado al riesgo razonable de referenciar un producto nuevo o a la financiación parcial de una promoción, pactado e incluido por escrito en el contrato.
¿Qué hago si el comprador me pide un precio más bajo en la reunión?
No bajes de tu precio mínimo. Si cedes, que sea a cambio de algo: volumen, plazo o una promoción acordada de forma explícita por las dos partes, con plazos, precios de cesión y volúmenes (Ley 12/2013, art. 12 bis).
Solicita la evaluación de tu producto
Primero evaluamos tu empresa y tu producto. Si lo aceptamos, te sentamos con el director de compras de la central. La evaluación es gratis; si tu producto necesita adaptarse para entrar, hacemos un estudio de viabilidad, que es de pago. Cuéntanos qué fabricas y a qué cadena quieres llegar.
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Si prefieres empezar por darte de alta, el registro de proveedores es gratis.